Wat is SmartDocuments?
SmartDocuments is de slimme, eenvoudige en toegankelijke oplossing waarmee alle document- en huisstijlsjablonen in uw organisatie op een gebruiksvriendelijke wijze kunnen worden gemaakt en beheerd. Hiervoor is geen programmeerkennis nodig.
Eindgebruikers maken op basis van deze sjablonen eenvoudig én foutloos documenten. Zowel vanuit een ad-hoc situatie of vanuit een proces door middel van integratie met uw bedrijfsinformatie- en/of workflowsysteem. Ook biedt SmartDocuments de mogelijkheid om deze documenten volgens een vaste en gestructureerde wijze op te slaan in uw DMS systeem.

Hoe werkt SmartDocuments?
Met SmartDocuments beheert u uw huisstijl afzonderlijk van de inhoud. Een eerste stap in het terugdringen van huisstijlfouten en het terugbrengen van het aantal te beheren sjablonen. U bespaart hiermee ook direct op uw drukwerk.

Beheer en efficiency
Een belangrijke tweede stap - het foutloos en consistent gebruiken van inhoud - is het gemak waarmee u deze inhoud met SmartDocuments beheerd. Sjablonen zijn macrovrij en eenvoudig te beheren door medewerkers op de afdeling. U hebt er geen ICT-er of externe consultant voor nodig. Door de slimme opzet van SmartDocuments is het aantal sjablonen vaak eenvoudig terug te dringen.

Onafhankelijkheid en compatibiliteit
Ook de derde stap – applicatieonafhankelijk huisstijl- en sjabloonbeheer – draagt bij aan foutloze en consistente output. Typen uw medewerkers bij het opstellen van documenten bestaande gegevens uit verschillende databases over? Een zeer foutgevoelige, inconsistente en tijdrovende methode om data op te nemen in uw correspondentie. Met SmartDocuments kunt u hier voorgoed een einde aan maken. De module Datavraag van uit de SmartDocuments Suite zorgt ervoor dat databasegegevens rechtstreeks in uw documenten kunnen worden opgenomen. Dat scheelt tijd, fouten in documenten en niet in de laatste plaats veel ergernis bij uw medewerkers.

SmartDocuments maakt u ook onafhankelijk van uw tekstverwerker. De documentgenerator is namelijk compatibel met alle versies van Microsoft Word én ook met Writer van OpenOffice.org. Als u uw sjabloonbeheer in SmartDocuments heeft ondergebracht kunt u probleemloos migreren naar uw nieuwe MS Office of OpenOffice.org omgeving.

Meer informatie?